Come fa una PMI a ottimizzare i processi? Con il software giusto

I principi del Lean Thinking impongono alle aziende una ridefinizione dei propri processi, grazie a cui è possibile ottenere un notevole risparmio di risorse e tempo. Prima di scegliere un software ad hoc, però, è indispensabile definire gli obiettivi che ci si propone di raggiungere. Non si può dare il la a un processo di digitalizzazione senza che prima sia stato messo in atto un efficace metodo di analisi dei processi aziendali: analisi che serve a classificare tali processi e a valutarne le dipendenze e le relazioni.

L’analisi dei processi

Si tratta, quindi, di mappare le varie procedure, le operazioni che le compongono e gli step approvativi che ne derivano. Ciò che conta è che la struttura di organizzazione aziendale su cui i processi si sviluppano risulti coerente con il business dell’impresa. Questa può apparire una notazione scontata, ma in realtà non lo è: è essenziale che l’organizzazione sia nota e concepita per consentire il raggiungimento degli obiettivi nella maniera più lineare a seconda del contesto di riferimento.

I software in cloud di Team System

Un valido aiuto per le imprese che intendono migliorare la gestione delle proprie attività proviene dalle soluzioni digitali di Team System Store, che hanno il pregio di risultare accessibili ovunque. Si tratta di software in cloud in grado di assecondare le più diverse necessità operative non solo delle aziende, ma anche degli studi professionali, a cominciare dalla contabilità per arrivare alla fatturazione elettronica. Questo store di programmi cloud mette a disposizione una vasta gamma di soluzioni che garantiscono il massimo della versatilità, con piani di abbonamento flessibili; la procedura di acquisto è rapida e semplice, e si basa su sistemi di pagamento certificati per standard di sicurezza particolarmente elevati.

L’importanza di una progettazione accurata

Prima di decidere quale software implementare c’è bisogno di una progettazione accurata: occorre, cioè, una pianificazione che consenta di identificare in modo immediato non solo le risorse umane che vengono chiamate in causa, ma anche i loro obiettivi e i loro ruoli. Ciascuna risorsa è associata a una specifica funzione e deve essere messa nelle condizioni di poter operare al massimo, a patto che l’efficienza del processo globale non sia compromessa dalle esigenze di una singola area. Proprio per questo è consigliabile la condivisione tra i ruoli operativi, il management e la proprietà degli obiettivi, finalizzata a una cooperazione che tenga conto di tutte le istanze.

Il business process reengineering

Quando si parla di Lean Thinking si fa riferimento alla necessità di eliminare gli sprechi di risorse e di tempo attraverso il pensare snello: a tale scopo è opportuno rimanere concentrati sui bisogni del cliente, così che un impiego di mezzi minimo sia sufficiente per creare valore aggiunto. Al tempo stesso, è importante prestare la dovuta attenzione alla definizione di grandezze misurabili: queste ultime rappresentano i key performance indicator che permettono, con il passare del tempo, di valutare il livello di efficienza dei processi e dare vita a un ciclo virtuoso di miglioramento.

Come trovare il software giusto

Partendo dal presupposto che non esiste un programma valido ugualmente per tutti, per riconoscere e classificare la serietà e la professionalità di una software house è sufficiente verificare se essa provvede a un’analisi iniziale prima di installare il proprio prodotto. L’aspetto economico è solo uno dei tanti fattori che è necessario prendere in considerazione nella prospettiva di un investimento di questo tipo, senza dimenticare che dall’ERP dipendono tutte le funzioni indispensabili di un’impresa dal punto di vista della contabilità e sul piano amministrativo. Tuttavia, un ERP raramente è in grado di coprire da solo la totalità dei processi aziendali.